学院举行大型活动、会议及外事活动的管理规定
来源:未知 时间:2009-05-12
为构建和谐校园,营造良好的教学、科研和生活环境,优化校园秩序,有效预防和杜绝各类影响我院稳定的安全事故(事件)的发生,确保举行各种大型活动和会议安全有序、万无一失,依据《中华人民共和国公安部44号令》、教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则(试行)》和长沙市公安局《关于进一步加强全市群众性文化体育商贸活动安全保卫工作的有关意见》(长公办[2003]56号)精神,结合学院的具体实际,特对举行各种大型内部、跨校和国际活动、会议,作出如下管理规定:

一、学院举行的大型活动、会议的分类
(一)大型内部活动、会议的分类
1、学院举行的大型内部活动和会议(800人以上)。主要是指由学院党委、行政组织举行的本校师生参加的各种大型会议、大型文体活动、大型庆典活动、大型学术讲座、大型教育培训、大型人才交流和大型报告会等。
2、学院各单位举行的大型内部活动和会议。主要是指学院各单位组织举行的本单位师生参加的规模较大的集会、晚会、比赛、讲座、辅导、培训、宣传、庆典等。
3、经营单位、群众团体举行的大型内部活动和会议。主要是指经营公司、社团组织举行的有本院师生参加的人数较多的活动和会议。
(二)大型跨校活动、会议的分类
大型跨校活动、会议,是指由学院或学院各单位、机关职能部门主办和承办的有兄弟院校师生、地方党政机关领导、社会各界人士参加的人数众多的活动和会议。大型跨校活动和会议,按其规模和人数,划分为Ⅰ级、Ⅱ级、Ⅲ级三个等级。
Ⅰ级是指举行人数在3000人以上的跨校活动和会议。
Ⅱ级是指举行人数在200人以上至3000人以下的跨校活动和会议。
Ⅲ级是指举行人数在200人以下的跨校活动和会议。
(三)涉外活动和会议
涉外团体活动和会议,是指由学院、学院各单位、相关职能部门主办或承办的有境外人士、国外专家学者、国际团体、国际组织参加的学术讲座、科研合作、资助办学等各种活动和会议。

二、学院举行的大型活动、会议的审批
(一)大型内部活动、会议的审批
1、学院举行的大型内部活动和会议的审批。学院组织举办的大型活动、会议由院党委会和院务会研究决定,或由负责党委和行政日常工作的院领导审批,院办公室和相关职能部门负责组织实施。
2、学院各单位举行的大型内部活动和会议的审批。由单位主要负责人审批,分管负责人具体组织实施。
3、经营单位、群众团体举行的大型内部活动和会议的审批。由分管院领导审批。具体经营单位、部门和社团负责组织实施。
(二)大型跨校活动、会议的审批
1、Ⅰ级活动、会议的审批。必须提前一个月报长沙市公安局批准同意。其申报程序是:主办或承办单位写出书面申请,呈报学院法人代表签字或由法人代表委托签字,由学院保卫部门负责向长沙市公安局报批。
2、Ⅱ级Ⅰ级活动、会议的审批。必须提前15天报岳麓公安分局批准同意。其申报程序是:主办或承办单位写出书面申请,呈报学院法人代表签字或由法人代表委托签字,由学院保卫部门负责向岳麓公安分局报批。
3、Ⅲ级Ⅰ级活动、会议的审批。必须在72小时前报当地派出所批准同意。其申报程序是:主办或承办单位写出书面申请,呈报分管安全保卫的院领导签字,由院保卫部门送交到当地派出所报批。
(三)涉外活动、会议的审批
举行涉外团体活动和会议,主办单位或承办单位,必须提前三个月报科研处或院办公室,由科研处或院办公室呈报院务会议审批,院务会议审批之后,由科研处或院办公室向教育厅、当地外事主管部门和当地公安部门报批。

三、学院举行的大型活动、会议的安全保卫
(一)大型内部活动、会议安全保卫
1、学院举行的大型内部活动、会议800人以上的安全保卫。由院办公室协调,保卫处、综治办负责对现场进行安全保卫与秩序维护。
2、学院各单位举行的大型内部活动和会议保卫。由各单位主要负责人组织力量实施安全保卫和秩序维护,保卫处、综治办给予支持和指导。
3、经营单位、群众团体举行的大型内部活动和会议保卫。由各经营单位、社团组织主要负责人组织安全保卫。
(二)大型跨校活动、会议安全保卫
1、3000人以上跨校活动、会议的保卫。由长沙市公安局负责对活动、会议现场和会场进行安全保卫,学院保卫处、综治办予以支持和配合。
2、200人至3000人以上跨校活动、会议的保卫。由岳麓公安分局负责对活动(会议)现场和会场进行安全保卫,学院保卫处、综治办予以支持和配合。
3、200人以下跨校活动、会议的保卫。由当地派出所负责对现场和会场进行安全保卫,学院保卫处、综治办予以支持和配合。
(三)国际会议安全保卫
经上级外事部门和地方公安部门批准的国际活动和会议的保卫,由当地公安部门、安全部门负责进行保卫,院办公室、科研处和保卫部门予以支持配合。

四、学院举行的各种大型活动、会议纪律和要求
(一)举行大型活动、会议的纪律
1、举行大型的内部、跨校、外事活动和会议,严格执行“谁主管谁负责,谁审批谁负责,谁主办谁负责,谁承办谁负责,谁受益谁负责”的安全保卫工作责任制。明确活动、会议的单位和个人的权利、义务、责任,以及每项具体活动、会议的安全保卫工作第一责任人。
2、未按要求和程序报批、擅自举行的大型、跨校活动、外事活动和会议,由公安机关依据《公安部第44号令》的规定对举办者和场地管理者予以处罚。擅自在院内举行的、未按要求和程序报批的其他活动,由保卫处综治办依据本规定予以处理。
3、经审批同意举行的大型活动、会议,因组织实施不严密,引发群体性事件的,追究有关领导和直接责任人的责任;对安全责任不落实,导致重、特大安全事故的,依照《国务院关于特大安全事故行政责任追究的规定》(国务院令第302号)和《湖南省重大安全事故行政责任追究规定》(湖南省人民政府令第148号)严肃处理,构成犯罪的依法追究刑事责任。
4、对院外单位、机构、公司、团体和个人要求使用院内场所举行各种活动和会议,必须报经院保卫处综治办严格审查,并呈报分管院领导批准同意。未经批准接纳院外单位、机构、团体、公司和个人在学院举行的各类活动和会议,一律取缔查处,并追究相关人员责任。
5、举行大型的内部、跨校活动和会议,其主题和内容不得反对我国宪法确定的根本制度,不得违反我国的教育方针,不得宣传迷信,不得进行宗教活动,不得干扰学院的教学、科研和生活秩序。
6、举办涉外类的会议必须严格执行教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则(试行)》,不得举办涉及外方有复杂政治背景、邪教背景或带有对我不利政治企图的国际会议。不得举办涉及国防上特别关注和有争议的热点问题等敏感问题、涉及意识形态问题及其他敏感问题的国际会议,不得与台湾地区的单位和机构合作举办“国际会议”,严格控制境外非政府组织在学院举办国际会议,举办国际会议一定要严格按照规定报批,严格遵守外事纪律。
(二)举行大型活动、会议的要求
1、认真组织。对经批准举行的各种大型活动和会议,特别是跨校活动和会议,主办或承办单位要认真组织,严格按要求控制人数,控制规模。严格按要求在指定的区域、地点、时间举行。绝不允许临时增加人数、扩大规模、变更场地、调整时间、改变主题。
2、严格审查。主办或承办单位对大型活动、会议的主题、内容、形式、性质、目的、意图等进行严格审查。特别是对拟邀请或要求参加学院大型活动和会议的社会人员、国内外专家学者和国际人士、国际学术团体、国际科研机构、国际资助机构、国外高校、国际非政府组织等,要进行严格政治审查。搞清其身份背景,掌握参加活动、会议的意图以及将在活动、会议期间的行动步骤。对审查中发现与身份不符和与活动、会议要求不符的,要坚决婉拒其参加。
3、场馆申请。凡经批准在校内举行的大型活动、会议,由主办或承办单位或归口管理单位,负责向学院申请会议场馆,在严格履行相关手续后才能组织实施。
4、加强管理。批准举行的大型活动、会议,主办或承办单位,要制定详细的方案,成立相应的机构,明确具体分工,实行统一指挥、统一协调和统一管理,确保大型活动、会议有序举行、万无一失。